Secretarieel medewerker

Wat ga je doen?

De werkzaamheden concentreren zich op de ondersteuning van administratieve processen voor verschillende afdelingen binnen Kiremko met een nadruk op ondersteuning van de afdelingen Sales en Projectmanagement (PRM).

• Je bent samen met het team o.a. verantwoordelijk voor de controle en volledige administratieve verwerking van offertes, orderbevestigingen en overige documenten.
• Je verwerkt projecten administratief in softwaresysteem SAP en stuurt deze door naar relevante personen en partijen.
• Je ondersteunt bij het opstellen en controleren van mails, brieven etc.
• Je vertaalt of laat documenten vertalen in het (technisch) Engels en Duits (of een andere taal) wanneer nodig.
• Je voert alle nieuwe relaties in ons ERP-systeem in en verwerkt de mutaties.
• Naast de werkzaamheden voor de afdelingen Sales en Projectmanagement, organiseer je de reizen over de hele wereld voor collega’s van alle afdelingen en hun veelal buitenlandse relaties (o.a. vluchten, transfers, visa).
• Ad-hoc administratieve hulp aan afdelingen bij kortdurende projecten (bijv. opschonen van data) hoort ook bij de werkzaamheden.
• Je ondersteunt de receptie bij afwezigheid van de 2e persoon.

Als “spin in het web” heb je de uitdaging om er samen met je collega’s voor te zorgen dat onze secretariële ondersteuning van de organisatie zo optimaal mogelijk is. Je kunt daarin veel betekenen!

Wat vragen wij?

• Enkele jaren werkervaring opgedaan in een soortgelijke functie. Een secretariële en/of administratieve opleiding is een pre maar niet vereist.
• Uitstekende beheersing van de Engelse taal en bij voorkeur een goede basiskennis van de Duitse taal of andere vreemde taal.
• MS Office (Word, Excel en Outlook) levert voor jou geen problemen op, als ook het werken met een ERP- en CRM-systeem.
• Je werkt nauwkeurig en oplossingsgericht.
• Als organisatietalent lukt het je goed om bij drukte het overzicht te houden en daarbij de juiste prioriteiten te stellen.
• Je werkt graag samen in een team, maar je kunt ook zelfstandig werken waarbij je je verantwoordelijkheid voelt en neemt.
• Je beschikt over een stressbestendige en flexibele houding.
• Professionele en servicegerichte communicatieve vaardigheden, je fungeert als het visitekaartje van de organisatie en vriendelijkheid is daarbij essentieel.

Wat bieden wij?

Kiremko kent een moderne werkomgeving met ontwikkelmogelijkheden en leuke collega’s in een fijn secretariaat team. Je werkzaamheden zijn afwisselend en je kunt je daarin door alle komende veranderingen verder ontwikkelen. Wij bieden jou de kans om bij te dragen aan onze bedrijfsmissie door de interne organisatie optimaal te ondersteunen.

Onze ideale collega is 32 tot 40 uur in de week beschikbaar. Daarnaast kun je rekenen als Secretarieel medewerker op:

• Flexibiliteit om 1 dag per week vanuit huis te werken.
• Een inspirerende en informele werkomgeving met ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling.
• Mogelijkheden om jouw rol als secretarieel medewerker vorm te geven en te laten groeien.
• 27 vakantiedagen en 13 ADV dagen, die eventueel verkocht kunnen worden.
• Vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 2%.
• Toegang tot een opleidingsbudget voor jouw persoonlijke en professionele groei.
• Een informele bedrijfscultuur met korte communicatielijnen.
• Jaarcontract met uitzicht op vast.