Wat ga je doen?
Als oren en ogen van de teammanagers zie jij de verbinding in wat er speelt. Je hebt een nuchtere en frisse blik, waarmee je proactief vooruitkijkt. Hierdoor weet je gemakkelijk meerdere ballen in de lucht te houden en adequaat in te spelen op dat wat gaat komen. Jij komt hiervoor met creatieve oplossingen en ziet wat efficiënter of beter kan. Tegelijk speel je flexibel en stressbestendig in op dat wat nú speelt.
Je hebt een afwisselend takenpakket:
Agenda- en e-mailbeheer
- Een groot deel van de werkzaamheden is het interne agendabeheer; niet alleen het inplannen van de afspraak, maar ook het organiseren van alle faciliteiten rondom de afspraak. Het is jouw verantwoordelijkheid dat de dag van de teammanagers klopt van a tot z.
- Verbanden leggen tussen de e-mail van de teammanagers en de agenda’s en hier proactief naar handelen.
Ondersteuning bij (personeels)administratie
- Processen vastleggen, afhandelen en archiveren in ons zaaksysteem (Decos JOIN).
- Aan- en afmelden van personeel.
- Ondersteunen bij inhuur personeel, zoals contractenbeheer, verlenging, etc.
- Ondersteunen bij aanvraag vrije dagen, declaraties, ziek-/betermeldingen.
- Maken van (vakantie)planningen.
- Facturen coderen.
- Abonnementenbeheer.
Overige taken
- Notuleren (team)overleggen.
- Representatietaken bij jubilea, afscheid, e.d.
- Locaties in- en extern regelen voor overleggenen en trainingen en daarbij verzorgen van voorzieningen.
- Je exacte taken hangen af van de behoeften van de manager die je ondersteunt.
Wat vragen wij?
Competenties
Organisatietalent
Jouw organisatietalent komt pas echt tot zijn recht wanneer je hiermee mensen kunt ontzorgen. Je bent nauwkeurig en goed in prioriteren. Jij ziet de verbinding tussen e-mail en agenda, tussen gemaakte afspraken en nog te maken to-do lijstjes. Hierdoor weet je goed het overzicht te houden en werk je secuur in een digitale omgeving.
Pro-actief
Je durft dingen naar je toe te trekken; “Kom maar op!” Met een frisse blik en enthousiasme zoek jij de samenwerking op om tot een optimaal resultaat te komen. Je denkt in oplossingen en verliest nooit het overzicht.
Flexibel
Je kunt goed inspelen op ad-hoc situaties en onverwachte wijzigingen. Je houdt je hoofd koel, ook in drukke periodes.
Communicatief vaardig
Je fungeert al eerste aanspreekpunt voor collega's. Met jouw luisterend oor en benaderbare houding weet je precies de juiste informatie te verzamelen om snel tot concrete acties te komen. Je hebt contact met veel verschillende mensen, je bent overtuigend met tact en weet wat je wel en soms ook niet kunt zeggen.
Kennis en ervaring
- Wat jou verder onze nieuwe managementondersteuner maakt?
- Je hebt een afgeronde mbo+ opleiding, liefst op secretarieel gebied.
- Je hebt meerdere jaren werkervaring als managementondersteuner van meerdere managers. Extra enthousiast worden wij als je eerder bij een gemeente hebt gewerkt.
- Je bent 24 uur per week beschikbaar.
- Je bent zeer ervaren met Outlook en MS Office.
- Je beheerst de Nederland taal zowel in woord als geschrift.
Wat bieden wij?
- Wij bieden afhankelijk van jouw kennis en ervaring een salaris tot maximaal € 3.980 (schaal 7). Afhankelijk van jouw kennis en ervaring word je ingeschaald, een aanloopschaal is bespreekbaar. Bovendien ontvang je een persoonlijk budget van 17,05%, wat jij kunt inzetten zoals jij dat wilt. Het niveau van de functie is indicatief. Dit in afwachting van invoering van een nieuw functiewaarderingssysteem. Genoemd salaris is op basis van salaristabel 1 oktober 2025. Voor verdere loonstijgingen zie Cao Gemeenten 2025-2027(Verwijst naar een externe website).
- Je krijgt van ons een jaarcontract, bij goed functioneren wordt het dienstverband na een jaar omgezet in een dienstverband voor onbepaalde tijd.
- Goede arbeidsvoorwaarden horen erbij. Wil je meer weten over alle arbeidsvoorwaarden bij de gemeenten Woerden en Oudewater? Zie: Arbeidsvoorwaarden