Office Manager

Wat ga je doen?

Je bent flexibel en zelfstandig maar werkt graag samen met andere teamgenoten. Je stemt  regelmatig af met de algemeen directeur, financieel manager en het serviceteam. Je bent gewend om veel verschillende taken uit te voeren en als je dag anders verloopt dan vooraf gepland, blijf je gestructureerd werken en streef je naar een optimale dienstverlening. Er is altijd wat te doen, te verbeteren of te ontwikkelen en je stelt je hier proactief in op. Je bent communicatief sterk en weet verwachtingen goed te managen. Daarnaast heb je oog voor detail dat goed tot zijn recht komt bij het vervullen van de onderstaande taken:

• Je coördineert en bereidt bestellingen voor (kantoor-, product- en klant gerelateerd) en zorgt voor de registratie
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze klanten in het serviceproces, je coördineert de incidentmeldingen die uit ons servicemanagementsysteem Topdesk komen en stemt te nemen acties af met het serviceteam of ons ontwikkelteam
• Je ondersteunt bij diverse administratieve processen zoals de urenadministratie en de verlofregistratie
• Je bent voert diverse office werkzaamheden uit; waaronder telefoon- en agendabeheer, post verwerking, beheer van kantoorbenodigdheden en het regelen en organiseren van evenementen
• Arbo en personeel gerelateerde werkzaamheden; je vervult de rol van preventiemedewerker inclusief beheer van RI/E en BHV
• Facilitaire zaken; dagelijks sluiten van het kantoor om 17.30 uur, sleutelbeheer, ontvangen van bezoekers, beheer van kantoorapparatuur, signaleren en (laten) oplossen van knelpunten in en rondom het pand

Wat vragen wij?

Aangezien je dagelijks verantwoordelijk bent voor het sluiten van het kantoor, is het fijn als je in de omgeving van Reeuwijk woonachtig bent. Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is noodzakelijk om bij ons te kunnen werken. Verder heb je;

• MBO+ werk- en denkniveau,
• Relevante administratieve of secretariële ervaring
• Ervaring met financiële en inkoopprocessen en het boeken van facturen
• Vaardigheid met digitale systemen en Microsoft office
• Het is een Pré als je kennis hebt van Topdesk maar niet noodzakelijk

Wat bieden wij?

Een uitdagende en afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid. Je krijgt volop kansen om je verder te ontwikkelen, bijvoorbeeld op personeelsgebied of applicaties testen. Zo groei je mee met onze organisatie.  De functie biedt de mogelijkheid om er je eigen stempel op te drukken. We hebben een prettige werksfeer en een open cultuur.

Om je zelf op te laden ontvang je 24 vakantiedagen per jaar. Daarnaast bieden we je een goede pensioenregeling en reiskostenvergoeding.

Gezien de aard van de functie zal je voornamelijk op kantoor werkzaam zijn en is thuiswerken niet echt een mogelijkheid. Je rapporteert direct aan de algemeen directeur

Het is een functie voor 30 – 40 uur per week verspreidt over 5 werkdagen. We bieden je een jaarcontract welke bij goed functioneren na een jaar kan worden omgezet naar een vast dienstverband.