medewerker secretariaat

Wat ga je doen?

In deze veelzijdige en verantwoordelijke functie zorg je samen met je collega voor een professioneel en gastvrij secretariaat. Je bent een belangrijke schakel in de dagelijkse gang van zaken en biedt ondersteuning aan alle afdelingen binnen de organisatie. Geen dag is hetzelfde en je werkt in een hoog werktempo, waarin jouw flexibiliteit en eigenaarschap onmisbaar zijn.

Je takenpakket is breed en bestaat onder andere uit:

• Het ontvangen van gasten en het representatief beheren van de receptie: jij bent het visitekaartje van de organisatie.
• Beheren van de telefoon en algemene e-mailinbox.
• Plannen, voorbereiden en notuleren van afspraken en vergaderingen.
• Ondersteunen bij het plannen van complexe afspraken waarbij meerdere interne en externe partijen betrokken zijn – dit vraagt om ervaring met complex agendabeheer en oog voor detail.
• Verzorgen van inkomende en uitgaande post, inclusief het opstellen van professionele correspondentie.
• Algemene secretariële en administratieve ondersteuning van verschillende afdelingen.
• Proactief signaleren van wat er nodig is en dit zelfstandig oppakken.

Wat vragen wij?

• Je hebt een secretariële of administratieve opleiding op mbo-niveau.
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een dynamische werkomgeving.
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer, je weet hoe tijdrovend én belangrijk dit is.
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.
• Je werkt vlot en nauwkeurig met MS Office.
• Je hebt affiniteit met natuur en erfgoed en vindt het mooi om daaraan bij te dragen.
• Je bent woonachtig in de provincie Utrecht en in het bezit van rijbewijs B.

Wat bieden wij?

• Een prachtige werkplek op Landgoed Oostbroek, naast Science Park Utrecht.
• Een inspirerende organisatie met 55 betrokken medewerkers en 800 enthousiaste vrijwilligers.
• Werken aan een betekenisvolle missie: het beschermen van natuur en erfgoed in Utrecht.
• Inschaling in schaal 4 volgens de Raam‐cao Bos en Natuur deel Landschappen (€ 2.923 – € 3.518 bruto per maand bij een 37-urige werkweek).