Specialist informatiebeheer digitaal

Wat ga je doen?

Informatiebeheer is verantwoordelijk voor het beheer van zowel digitale als analoge documenten en dossiers. Met jouw team, bestaande uit 5 collega’s, hebben jullie ieder eigen inbreng in het kennisgebied en verdeel je het werk. Binnen jouw rol kun jij je de nadruk leggen op digitale archieven. De gemeente zit momenteel in een hybride situatie. Steeds meer processen worden digitaal gemaakt, wat ervoor zorgt dat er minder papier binnenkomt en uitgaat. In deze uitvoerende rol beantwoord jij vragen over archivering vanuit de organisatie en adviseert over het gebruik van applicaties. Binnen Microsoft 365 richt jij nieuwe Sharepoint-sites in, stel je bewaartermijnen in en neem je afgesloten sites in beheer. Kortom: jij zorgt ervoor dat informatie op de juiste plek staat, goed toegankelijk is én voldoet aan wet- en regelgeving.

Hoe ziet je werkdag eruit als informatiebeheerder?

8:30- Start van de dag

Je begint de dag met het doornemen van je e-mail en checkt de gezamenlijke informatie beheer email. Makkelijke, kleine vragen pak je gelijk op.

9:00 Adviesgesprek met beleidsmedewerker

Een collega van het sociaal domein vraagt advies over het digitaal oplsaan van documenten die privacygevoelige informatie bevatten. Je licht de richtlijnen toe en helpt bij het opstellen van een bewaartermijnadvies.

10:00 Scrumsessie

Samen met jouw collega’s informatie beheer heb je elke maandag een scrumsessie staan. Hierbij doorlopen jullie het scrumbord, wordt de voortgang van projecten besproken, deel je kennis en helpen jullie elkaar verder met ingewikkelde casussen.

12:00 Lunch

Samen met jouw collega’s van INA ga je lunchen in het bedrijfsrestaurant. Vervolgens lopen jullie jullie nog een rondje buiten.

13:00 Opschonen netwerkschijven

Je werkt aan het project ‘Verhuizen Netwerkschijven’ waarbij je samen met afdelingen oude bestanden op netwerkschijven beoordeelt en opschoont. Je gebruikt hiervoor een analysetool en stemt af met de informatie-eigenaren.

14:00 Projectteam Moderne Werkplek

Samen met collega’s werken jullie aan het thema ‘de Moderne Werkplek’. Binnen dit thema komen verschillende projecten samen die allemaal bijdragen aan het tijd en plek onafhankelijk kunnen werken binnen de gemeente. Jij hebt hier een prominente rol. Je geeft een update van de status van jouw werkzaamheden en denkt mee met collega’s.

15:30 Eigen invulling

Afhankelijk van jouw to do lijst verstuur je mailtjes, bel je collega’s terug en zoek je zaken uit.

17:00 Afsluiten van de dag

Je rondt je werkzaamheden af, plant taken voor morgen en praat nog na met een collega.

Wat vragen wij?

Voor deze functie zijn we op zoek naar een nieuwe collega met ervaring en kennis van digitale informatie- en archiefbeheer digitaal.

Ook herken je jezelf in de onderstaande punten:

• Minimaal MBO niveau 3;
• Je bent communicatief sterk;
• Je stelt duidelijke regels en streeft naar kwaliteit;
• Je bent proactief en pakt graag vragen op;
• Je hebt kennis van wet- en regelgeving met betrekking tot informatiemanagement/informatiebeheer of wilt dit graag leren;
• Je bent klantgericht;
• Kennis / ervaring met het werken van Digitale systemen voor informatiebeheer (Zaaksysteem / Sharepoint) is een pré.

Voldoe je nog niet (volledig) aan dit profiel, maar heb jij wel de interesse om je hier verder in te ontwikkelen, dan horen wij ook graag van je. 

Wat bieden wij?

Gouda ontwikkelt zich volop. De komende jaren staat er nog veel te gebeuren. Jouw ideeën en jouw kennis kunnen we goed gebruiken. Wij zijn een ambitieuze werkgever die werkt voor en met de stad, haar bewoners, ondernemers en bezoekers. Met trots, maar vooral met een warm hart.

Een goede balans tussen werk en privé vinden we belangrijk. Daarom heb je de mogelijkheid om je uren flexibel in te delen en/of thuis te werken, maar hebben we ook een geweldig mooi gebouw, het ‘Huis van de Stad’ als werkplek. Dit moderne gebouw is centraal gelegen (naast het treinstation) en biedt uitzicht over heel Gouda. 

• Goede ICT voorzieningen met o.a. een keuze in smartphones die je voor werk en privé mag gebruiken;
• Een duurzame reiskostenvergoeding waarbij we stimuleren om op een duurzame manier naar kantoor te reizen;
• Platte organisatie met veel ruimte voor eigen inbreng;
• Een individueel keuzebudget van 17,05 %, inzetbaar voor bijvoorbeeld een opleiding, extra salaris of verlof;
• < 35 jaar? Sluit je aan bij ‘Jong Goud’ voor persoonlijke ontwikkeling en netwerkborrels.