Directiesecretaresse

Wat ga je doen?

In deze functie ben je de spin-in-het-RECO-web én ontzorg je ons directieteam volledig. In grote lijn ben je bezig met zowel administratieve- als operationele- als beleidswerkzaamheden, maar eigenlijk is deze verzamelnaam een ‘understatement’! Je bent namelijk continue aan het schakelen op verschillende niveaus met interne afdelingen, klanten en externe relaties. Je zal werkzaam zijn op de afdeling (directie)secretariaat, wat momenteel bestaat uit 4 dames én waar jij ook de leiding over hebt.

Jouw belangrijkste werkzaamheden bestaan uit:

• Dagelijkse aansturing Secretariaat en Receptie; zodat klanten en bezoekers vriendelijk en goed worden geholpen en de telefonische bereikbaarheid geborgd is;
• Agendabeheer directieleden & coördineren van afspraken;
• Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties, zet vragen- of informatie via de juiste kanalen uit en bewaakt de follow-up;
• Voorbereiden van (management) overleggen/RvC vergaderingen, maken van presentaties, bijhouden van actielijsten, prioriteren van werkzaamheden en het bewaken van de opvolging hiervan;
• Opstellen en redigeren van (vertrouwelijke) correspondentie, aankondigingen, nieuwsbrieven, speeches en documenten;
• Verantwoordelijk voor het organiseren van personeels- en klantevents samen met je team
• Optimaliseren van interne processen binnen het secretariaat, met een focus op digitalisering en efficiëntieverbetering;
• Overkoepelend verantwoordelijk voor schades, verzekeringen, contractbeheer systeem en facilitaire leveranciers.

Kortom; een hele afwisselende functie, waarbij jij de spin-in-het-web bent voor de directie, maar het secretariaat is dat eigenlijk voor de gehele organisatie.

Wat vragen wij?

•  Ervaring in een vergelijkbare, leidinggevende rol waarin je mensen en processen aanstuurt
• Beschikbaarheid voor 40 uur per week;
• Het vermogen om rust en overzicht te bewaren in een dynamische omgeving
• Snel schakelen met een hands‑on, resultaatgerichte aanpak
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
• Van nature gestructureerd, scherp en enthousiast, met plezier in het managen van meerdere prioriteiten tegelijk.

Wat bieden wij?

• Een goed salaris;
• Een fijne, volledig ingerichte werkplek waar jij je snel thuis voelt;
• 28-31 vakantiedagen per jaar, zodat je ook kunt genieten van je vrije tijd;
• Veel extra’s zoals een collectieve zorgverzekering én goede pensioenregeling met maar 3,3% eigen bijdrage, de rest betaalt RECO;
• Veel opleidings- en ontwikkelmogelijkheden via onze RECO Academy;
• Werken in een hechte organisatie, iedereen kent elkaar bij naam, korte lijnen en een werksfeer waar je zo binnenloopt. Klik hier voor een kijkje in onze RECO Cultuur.