Medewerker secretariaat

Wat ga je doen?

Plannen, organiseren en administratief ondersteunen: dát is waar jij goed in bent! Als medewerker secretariaat bij Penitentiaire Inrichting Vught werk je in een unieke omgeving en bied je ondersteuning aan collega’s, het middenkader en de directie. Jij houdt overzicht en zorgt ervoor dat processen efficiënt verlopen.

Het secretariaat Bureau Managementondersteuning (BMO) bestaat uit vier collega’s en richt zich op het klachtenloket, het medewerkersloket en algemene secretariële taken. Om de stabiliteit binnen het team te waarborgen, word jij flexibel ingezet op alle drie deze onderdelen.

Jouw takenpakket bestaat onder andere uit de volgende werkzaamheden:

• Je registreert en verwerkt schorsingsverzoeken, grief-, beklag- en beroepszaken van gedetineerden en fungeert als back-up voor een directe collega, waaronder op zijn/haar roostervrije dag.
• Je plant rondleidingen in samenwerking met de afdeling Communicatie en verzorgt administratieve taken voor de inrichtingskapper.
• Je behandelt aanvragen van het middenkader en de directie in het kader van de representatieregeling.
• Je registreert en plant zaken rondom de in- en doorstroom van nieuwe medewerkers en zorgt voor een warm welkom op hun eerste werkdag.
• Je beheert diverse e-mailboxen en voert administratieve en secretariële taken uit.

In deze functie handel je professioneel, integer en ben je je bewust van de omgeving waarin je werkt. Je bent klant- en servicegericht, proactief en draagt bij aan een positieve sfeer binnen het team. Het secretariaat BMO maakt deel uit van één team met de telefooncentrale en kas-bezoekadministratie, onder leiding van het plaatsvervangend hoofd Algemene Zaken.

Let op: voor deze functie zoeken wij iemand die beschikbaar is op dinsdag, donderdag en vrijdag van 08.00 uur tot 17.00 uur.

Wat vragen wij?

• Je hebt mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een administratief of secretarieel diploma.
• Je hebt goede computervaardigheden, vooral met Windowsapplicaties.
• Je krijgt energie van het bieden van kwalitatief goede ondersteuning.
• Je hebt sterke communicatieve vaardigheden en kunt klanten op een klantvriendelijke manier te woord staan.
• Je bent goed in plannen en organiseren en werkt graag samen in een team.

Wat bieden wij?

• Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
• Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
• Een pensioenregeling
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness