Directiesecretaresse met coördinerende rol (m/v) Raad van Bestuur

Wat ga je doen?

Je gaat werken bij het secretariaat raad van bestuur. Werken op het bestuurssecretariaat betekent werken in een dynamische omgeving. Je werkt in een team met meerdere directiesecretaresses. Als team zorgen jullie voor professionele ondersteuning van de raad van bestuur (bestaande uit drie bestuursleden), raad van toezicht en de bestuurssecretaris. Jullie vormen hét visitekaartje van het Jeroen Bosch Ziekenhuis (JBZ).

Wat ga je doen?
Je hebt dagelijks contact met veel verschillende collega’s en externe partners en werkt met JBZ-brede thema’s. Je zorgt voor de dagelijkse ondersteuning van de raad van bestuur, en zal eerste aanspreekpunt zijn voor de voorzitter of een van de leden van de raad van bestuur. Dat betekent dat je een belangrijke rol speelt in het ontzorgen van de raad van bestuur. Het gaat over onder meer de volgende werkzaamheden:

Het grootste deel van jouw werkzaamheden bestaat uit complex agendabeheer waarbij je prioriteiten weet te stellen en de urgentie van verzoeken vaststelt;

• Je behandelt zelfstandig inkomende en uitgaande correspondentie;
• Je coördineert de voortgang van stukken die in behandeling zijn;
• Je bereidt vergaderingen tot in de puntjes voor. Hierbij zorg je voor de planning, de agenda en de voorbereidende documenten;
• Je handelt acties die voortkomen uit vergaderingen zoveel mogelijk zelfstandig af;
• Je bewaakt de voortgang van actiepunten en waar nodig rapporteer je aan de bestuurssecretaris of raad van bestuur.
• Verder heb jij binnen het secretariaat een coördinerende rol. Dit betekent dat:
• Je de dagelijkse voortgang van werkzaamheden coördineert en je hier afstemming over hebt met je collega’s;
• Je een coördinerende rol hebt in het optimaliseren van werkprocessen;
• Je de linking pin bent tussen het team directiesecretaresses en de bestuurssecretaris.

Wat vragen wij?

• Je bent in bezit van een relevante opleiding op secretarieel of managementgebied op hbo-niveau;
• Je hebt enkele jaren ervaring als directiesecretaresse;
• Je hebt affiniteit met de ziekenhuisorganisatie en hebt kennis van en gevoel voor bestuurlijke processen;
• Je hebt een stevige persoonlijkheid, beschikt over goede sociale vaardigheden en een flinke dosis mensenkennis;
• Je bent klantgericht en benaderbaar, maar weet tegelijkertijd grenzen te stellen;
• Je bent van nature een verbinder en haalt energie uit samenwerken en samen met je collega’s zorg jij ervoor dat het bestuurssecretariaat goed loopt.

Wat bieden wij?

• Een contract voor onbepaald tijd voor 32-36 uur per week;
• Inschaling in functiegroep 50 met een salaris tussen € 3.329 en € 4.723 (op basis van 36 uur per week) met aan het einde van de schaal 2 uitloopperiodieken;
• Eindejaarsuitkering en vakantiegeld van 8,33%;
• Reiskostenvergoeding.