Wat ga je doen?
Als managementassistent ben jij de steun en toeverlaat van afdelingshoofden, teamleiders en medewerkers. Je werkt in een hecht team waarin iedereen een of meerdere afdelingen ondersteunt. Samen zorgen jullie ervoor dat alles achter de schermen op rolletjes loopt. Door frequent af te stemmen met je collega’s, weet je precies wat er speelt en waar je elkaar kunt versterken. Je kerntaken zijn:
- Je ondersteunt je afdelingshoofd op proactieve wijze en bewaakt de planning en prioriteiten.
- Je plant proactief bijeenkomsten en (digitale) vergaderingen binnen de afdeling.
- Je maakt en bewaakt (complexe) afspraken in de agenda van het afdelingshoofd en teamleiders.
- Je verwerkt inkomende en uitgaande post en mail voor de afdeling.
- Je notuleert het wekelijkse MT-overleg van een afdelingshoofd en incidenteel andere overleggen binnen de organisatie.
Wat vragen wij?
Je bent servicegericht en weet dankzij jouw communicatieve vaardigheden je afdelingshoofd en eventuele teamleiders goed te ondersteunen. Daarnaast ben je flexibel, stressbestendig en je stroopt graag je mouwen op. Met jou aan boord is het altijd goed geregeld. Je bent de solide factor die alle spreekwoordelijke ballen in de lucht houdt.
Verder herken je jezelf in de onderstaande punten:
- Een MBO werk- en denkniveau.
- Relevante werkervaring waaruit blijkt dat je kan plannen en organiseren. Bijvoorbeeld als managementassistent of office manager.
- Een collegiale instelling: je helpt een ander graag waar het kan of je neemt soepel taken over als je collega ziek of vrij is.
- Je vindt het leuk om zo nu en dan te ondersteunen bij evenementen, zoals het kerfstfeest voor onze collega’s, de verkiezingen of bij ons jaarlijkse evenement Gouda bij Kaarslicht.
- Het is een pré als je ervaring hebt met Outlook, iBabs, Teams en Validsign.
Werkervaring binnen een gemeente of andere overheidsinstelling is een pre. We kijken naar wie je bent en wat je kunt. Wij zijn nieuwsgierig naar wat je toe komt voegen aan ons team en kijken uit naar je sollicitatie.
Competenties die jij beheerst:
- Organiseren: je houdt overzicht en plant effectief.
- Communiceren: je zorgt dat informatie helder en tijdig wordt gedeeld.
- Samenwerken: je verbindt collega’s en stakeholders.
- Proactief handelen: je wacht niet af maar pakt zaken op zodra je ze ziet;
- Teamplayer: je voelt je verantwoordelijk voor de resultaten en behaalt deze het liefste samen met je collega’s.
Wat bieden wij?
Gouda is van oudsher de stad van kaas en stroopwafels. Smaakvol en divers! Een leuke, middelgrote stad met grootstedelijke uitdagingen; want Gouda ontwikkelt zich volop. De komende jaren staat er nog veel te gebeuren. Daarom zijn we ook zoek naar #smaakmakers, want jouw ideeën en kennis kunnen we goed gebruiken! Welke smaak voeg jij toe aan Gouda?
Wat bieden wij naast smaak?
- Als je werk het toelaat behoort hybride werken tot de mogelijkheden, waarbij we een goede werk-privé balans centraal stellen;
- Ons Huis van de Stad met #smaakvol bedrijfsrestaurant en pal naast het treinstation;
- Goede ICT voorzieningen met o.a. een keuze in smartphones die je voor werk en privé mag gebruiken;
- Een duurzame reiskostenvergoeding waarbij we stimuleren om op een duurzame manier naar kantoor te reizen;
- Platte organisatie met veel ruimte voor eigen inbreng;
- Een individueel keuzebudget van 17,05 %, inzetbaar voor bijvoorbeeld een opleiding, extra salaris of verlof;
- Een eigen ontwikkelbudget om jouw persoonlijke ontwikkeling te stimuleren/vorm te geven;
- Groot aanbod op het gebied van jouw ontwikkeling en vitaliteit via de GoudAcademie, zoals opleidingen, (online)trainingen, e-learnings, webinars, masterclasses en e-books;
- < 35 jaar? Sluit je aan bij ‘Jong Goud’ voor persoonlijke ontwikkeling en netwerkborrels.