Management Assistant

Wat ga je doen?

Als Management Assistant ondersteun je zowel de Executive Assistant als de CIO en speel je een belangrijke rol in het soepel laten verlopen van dagelijkse werkzaamheden én projecten. Je werkzaamheden bestaan uit een combinatie van structurele ondersteuning, projectmatige taken en ad hoc vraagstukken.

Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer en travelmanagement voor de CIO en ondersteunt daarnaast de Executive Assistant bij office management en uiteenlopende projecten, waaronder de organisatie van (internationale) events. Je weet goed prioriteiten te stellen, denkt mee over waar verantwoordelijkheden horen en handelt zelfstandig waar nodig.

Wat ga je doen?

• Beheren van agenda’s en plannen van afspraken voor de CIO
• Boeken en coördineren van (internationale) reizen
• Ondersteunen bij office management en facilitaire zaken
• Meewerken aan projecten en evenementen (o.a. executive events, kantoor attenties)
• Onderhouden van contacten met leveranciers (o.a. schoonmaakpartners)
• Signaleren en doorvoeren van verbeteringen
• Ondersteunen bij travelmanagement en procesoptimalisaties
• Incidenteel notuleren bij afwezigheid van de Executive Assistant
• Oppakken van ad hoc werkzaamheden binnen het team

Wat vragen wij?

Je bent succesvol wanneer je zelfstandig structuur aanbrengt, de juiste prioriteiten stelt en de Executive Assistant en CIO volledig kunnen vertrouwen op jouw ondersteuning. Je weet goed wanneer je zaken zelf oppakt en wanneer je moet escaleren, en draagt bij aan een professioneel en goed georganiseerd kantoor.

Wie ben jij?

• Je werkt gestructureerd en zorgvuldig
• Je bent proactief en denkt zelfstandig na over verantwoordelijkheden
• Je hebt een goed ontwikkeld organisatiebewustzijn
• Je bent communicatief sterk in Nederlands en Engels (zowel mondeling als schriftelijk)
• Je hebt ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol
• Je bent flexibel en schakelt makkelijk tussen verschillende taken en stakeholders
• Je bent servicegericht, maar bewaakt ook grenzen en verantwoordelijkheden

Wat bieden wij?

Bij RTG werk je in een internationale en professionele omgeving met korte lijnen en veel ruimte voor eigen initiatief. Je vervult een zichtbare rol binnen de organisatie en levert een directe bijdrage aan het functioneren van het managementteam.