Management Assistent

Wat ga je doen?

De preventieactiviteiten en projecten die onze professionals organiseren vragen om een goede en betrouwbare ondersteuning. Die ondersteuning wordt geboden vanuit een klein secretariaatsteam van vier personen. Jij maakt deel uit van dit team en bent daarin een stabiele en veelzijdige factor.

Samen met je collega‑managementassistenten verzorg je de secretariële ondersteuning voor de managers en preventiedeskundigen van de drie preventieafdelingen. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• het beheren van mailboxen en het prioriteren en afhandelen van e‑mail;
• het beheren van complexe agenda’s en het plannen van afspraken;
• het organiseren en voorbereiden van vergaderingen (en indien nodig notuleren);
• het verzorgen van digitale archivering en administratieve verwerking;
• het bijhouden van voorraden en aandacht hebben voor de kantooromgeving;
• het plaatsen en afhandelen van bestellingen;
• het ondersteunen bij logistieke werkzaamheden zoals het regelen van locaties, catering en materialen;
• het ondersteunen bij projecten (o.a. mailingen, cursusmateriaal, certificaten en enquêteverwerking);
• het bijdragen aan de afdelingsnieuwsbrief;
• het zorgen voor dagelijkse (telefonische) bereikbaarheid op werkdagen.

Wat vragen wij?

Je bent een sociale teamspeler en handelt servicegericht: je kunt goed met veel diverse mensen samenwerken en maakt zowel onderdeel uit van het kleine secretariaatsteam evenals van het grotere geheel: de 3 overkoepelende preventieteams.

Je bent een allrounder en stelt je assertief op bij het ondersteunen van de teams, je anticipeert op wat nodig is en denkt mee qua ondersteuning. Je bent in staat om daarop te reageren op verschillende niveaus van ondersteuning. Je beantwoordt vragen/biedt ondersteuning aan de preventiedeskundigen, assisteert de coördinatoren én ondersteunt de leidinggevenden.

Dit betekent concreet dat wij iemand zoeken die voldoet aan dit profiel:

• Je beschikt over een afgeronde relevante MBO‑opleiding (niveau 4), bij voorkeur in secretariële of administratieve richting
• Je hebt aantoonbare, relevante werkervaring als managementassistent, secretaresse of secretarieel ondersteuner
• Je bent servicegericht, sociaal vaardig en een echte teamspeler
• Je werkt proactief, zelfstandig en gestructureerd
• Je houdt overzicht in een drukke werkomgeving en weet prioriteiten goed te stellen
• Je communiceert helder en correct, zowel mondeling als schriftelijk
• Je hebt goede digitale vaardigheden en ruime ervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams)
• Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden, teams en niveaus
• Je bent flexibel inzetbaar en bereid te werken op beide locaties (Utrecht en Amsterdam)
• Je gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie

Wat bieden wij?

• Arbeidsvoorwaarden conform de CAO GGZ, FWG 45 € 3088,- tot € 4149,- bruto per maand op basis van 36 uur
• Een dienstverband van 24 tot 32 uur per week, met de intentie om dit bij goed functioneren om te zetten naar een vast contract
• 8,33% vakantiegeld en 8,33% eindejaarsuitkering
• Pensioenopbouw bij Pensioenfonds Zorg & Welzijn

Daarnaast biedt Arkin aantrekkelijke extra arbeidsvoorwaarden:

• Volledige vergoeding van woon‑werkverkeer met OV (2e klas) of een kilometervergoeding
• Een jaarlijks balansbudget van € 1.000,- (naar rato dienstverband)
• Een jaarlijks vitaliteitsbudget tot € 100,- (bij een vast dienstverband van minimaal 18 uur per week)
• Een meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld voor extra verlof of een fiets