Office Manager

Wat ga je doen?

Je plant, organiseert en ondersteunt vergaderingen en bijeenkomsten. Agenda’s en vergaderstukken zijn dankzij jou tijdig en compleet, vergaderruimtes zijn goed voorbereid en alles verloopt volgens planning. Bij sommige overleggen zul je aansluiten, waarbij je overzicht houdt, besluiten en actiepunten vastlegt.

Agenda’s van de directeur-bestuurder en het gebruik van vergaderruimtes beheer je proactief en vooruitkijkend. Je signaleert knelpunten in planning of afstemming, stemt tijdig af en zorgt dat afspraken goed zijn voorbereid. Correspondentie, mailboxbeheer en telefoonverkeer handel je zorgvuldig en professioneel af.

Naast de organisatorische kant zorg je ervoor dat het kantoor een prettige en representatieve werkomgeving is. Je hebt oog voor detail, ziet wat er nodig is en pakt dit zelfstandig op.

Jouw belangrijkste taken

• Je hebt een afwisselend pakket aan taken, zoals:
• Plannen van afspraken, agendabeheer en bewaken van voortgang
• Beheren van in- en externe post, mailboxen en telefoonverkeer
• Voorbereiden, organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten en vergaderingen
• Ontvangen van gasten en leden, daarbij zorgdragen voor een gastvrij ontvangst
• Uitvoeren van facilitaire werkzaamheden en bewaken van een representatieve werkomgeving (zoals voorraadbeheer, keuken- en kantoorvoorzieningen)
• Waar nodig en mogelijk ondersteunen van HR bij administratieve werkzaamheden en het plannen van afspraken

Wat vragen wij?

Voor deze functie zoeken wij iemand met ervaring die graag samenwerkt en zorgt voor positieve energie. Je durft initiatieven te nemen en komt proactief met voorstellen. Daarnaast zoeken we:

• Minimaal 4 jaar werkervaring als secretaresse of officemanager
• Beheersing van Office-programma’s, kennis van Office 365
• Bij voorkeur ervaring met CRM-beheer (datasysteem)
• Gastvrij, hartelijk en dienstverlenend
• Collegiaal, samenwerkingsgericht en flexibel

Wat bieden wij?

• Jouw salaris bedraagt minimaal € 2.581 en maximaal € 3.906 bruto per maand (schaal 5, CAO Sociaal Werk) op basis van een 36-urige werkweek. Bij wederzijdse tevredenheid is verlenging mogelijk. Daarnaast bieden wij: 
• Een werkomgeving met veel maatschappelijke waarde en zingeving;   
• Werken met een grote mate van zelfstandigheid in een informele organisatie; 
• Professionele, enthousiaste collega’s; 
• Een fitnessruimte in ons pand waar je onbeperkt gebruik van kunt maken; 
• Ruimte voor een goede werk-privébalans; 
• Mogelijkheden tot het volgen van opleidingen en trainingen zodat jij jezelf verder kunt ontwikkelen; 
• Overige arbeidsvoorwaarden zijn conform CAO Sociaal Werk. Zo krijg je een individueel keuze budget om de optimale balans tussen het werk en de persoonlijke situatie te creëren. Ook bouw je maandelijks een loopbaanbudget van 1,5% op;
• Een Verklaring Omtrent Gedrag maken onderdeel uit van deze procedure.