Je werkzaamheden liggen onder andere op de volgende gebieden:
HR-administratie en arbeidsvoorwaarden
Je bent verantwoordelijk voor de HR-administratie en zorgt dat processen rondom in-, door- en uitstroom goed verlopen. Denk aan contracten en personeelsmutaties, dossierbeheer, onboarding en offboarding, afstemming met de salarisverwerker en het bewaken van HR-gerelateerde acties en deadlines. Ook coördineer je de uitvoering van secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals mobiliteit, leaseauto’s, opleidingen en andere regelingen.
Onboarding en organisatie
Je coördineert een goede start voor nieuwe collega’s. Je regelt onder andere de voorbereiding van contracten, aanmelding bij de salarisverwerker, toegang tot systemen, laptop en telefoon en praktische onboarding. Je zorgt dat nieuwe medewerkers snel en goed van start kunnen.
Offertes, tenders en compliance
Je ondersteunt niet alleen bij de administratieve opvolging van offertes en tendertrajecten, maar helpt ook actief mee bij het opstellen en uitwerken ervan. Je werkt daarbij met standaarden, templates en digitale hulpmiddelen, waaronder AI-agents, om documenten efficiënt en zorgvuldig op te bouwen. Je bewaakt de planning, verzamelt input en zorgt dat vereiste stukken compleet en tijdig beschikbaar zijn. Ook houd je tender- en compliance-documentatie op orde, zoals verklaringen, uittreksels, ondertekeningen, VOG’s en dossieropbouw.
Office en facilitaire coördinatie
Je bent verantwoordelijk voor een goed georganiseerde en soepel draaiende werkomgeving. Je coördineert facilitaire zaken zoals bestellingen en leverancierscontact en neemt deel aan overleggen met de beheerder en andere huurders van het kantoorgebouw. Je zorgt dat praktische zaken op orde zijn, signaleert knelpunten en pakt deze zelfstandig op.
Afstemming met uitbestede ondersteuning
Een deel van onze financiële administratie, salarisadministratie en andere ondersteunende werkzaamheden is extern belegd. Jij houdt daarop overzicht: je bewaakt deadlines, stemt input en output af, signaleert verbeterpunten en zorgt dat afspraken worden nagekomen.
Wat vragen wij?
Je hebt minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau.
Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een rol zoals office manager, management assistent, operations support of een vergelijkbare coördinerende ondersteuningsrol
Je hebt aantoonbare ervaring met HR-administratie en het coördineren van processen rondom arbeidsvoorwaarden
Je hebt ervaring met het opstellen, uitwerken en opvolgen van offertes, aanbestedingen of tenderdocumentatie
Je werkt vlot met MS365, waaronder Outlook, Teams en SharePoint. Ervaring met Exact en/of AFAS is noodzakelijk
Je bent digitaal vaardig en maakt je nieuwe tools snel eigen. Ervaring met AI-agents, geautomatiseerde workflows of slim digitaal werken is belangrijk in deze rol
Je beheerst zowel het Nederlands als het Engels uitstekend, mondeling én schriftelijk
Ervaring met leveranciersregie, compliance-documentatie en administratieve procesverbetering is een duidelijke pre
Je hebt affiniteit met onze dienstverlening en voelt je prettig in een omgeving waarin zelfstandigheid en eigenaarschap belangrijk zijn.
Herken je jezelf grotendeels in dit profiel, maar mis je één onderdeel? Reageer dan alsnog. We zoeken vooral iemand die verantwoordelijkheid pakt, structuur aanbrengt en energie krijgt van goed georganiseerde bedrijfsvoering.
Wat bieden wij?
Een uitstekend salaris, afgestemd op jouw ervaring en rol.
Een veelzijdige functie voor 32-40 uur per week, met de mogelijkheid om 1 dag per week thuis te werken.
Een bonusregeling van maximaal 2 maandsalarissen, gebaseerd op behaalde resultaten en bijdrage.
30 vakantiedagen en vakantiegeld.
Een NS Business Card voor zakelijke reizen, passend bij onze duurzaamheid ambitie.
Een laptop van de zaak en een telefoon of telefoonvergoeding.
Een pensioenregeling.
Een onkostenvergoeding voor je dagelijkse werkzaamheden.
Persoonlijke coaching en ruimte voor professionele ontwikkeling.
Doorlopende interne trainingen, workshops en actieve kennisdeling.
Toegang tot de Aestate Academy voor het verdiepen van kennis en vaardigheden.
Een open en informele werkomgeving met korte lijnen, vertrouwen en veel ruimte voor eigen initiatief.