Managementassistente

Wat ga je doen?

Directieondersteuning

• Beheren van complexe agenda's van beide directieleden.
• Voorbereiden, notuleren en opvolgen van acties uit directievergaderingen en MT-overleggen.
• Verzorgen van correspondentie, rapportages en presentaties.
• Organiseren van interne en externe bijeenkomsten, inclusief locatie, catering en logistiek

Communicatie & Coördinatie

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten van de directie.
• Verzorgen van professionele communicatie richting opdrachtgevers, overheden en samenwerkingspartners.
• Coördineren van informatiestromen tussen afdelingen en het management.

Administratieve ondersteuning

• Beheren van vertrouwelijke documenten en dossiers.
• ondersteunen bij het opstellen van contracten, offertes en aanbiedingsdocumenten.
• Archiveren en structureren van digitale en fysieke documentatie.

Projectondersteuning

• Ondersteunen bij projectadministratie en voortgangsrapportages.
• Plannen en bewaken van deadlines en mijlpalen in samenwerking met projectleiders.
• Verzorgen van verslaglegging bij projectvergaderingen.

Organisatie & Projectverbetering

• Signaleren van knelpunten in werkprocessen en doen van verbetervoorstellen.
• Meewerken aan optimalisatie van interne communicatie werkstructuren.
• Ondersteunen bij implementatie van nieuwe systemen of werkwijzen.

Wat vragen wij?

Opleiding en ervaring

• MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in de richting van Managementassistentie, Office Management of Bedrijfskunde.
• Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur binnen een technische of projectmatige organisatie.

Vaardigheden

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Sterke organisatorische en planningsvaardigheden.
• Proactief, zelfstandig en stressbestendig.
• Discreet en betrouwbaar met vertrouwelijke informatie.
• Ervaring met MS Office, Sharepoint en bij voorkeur ERP-systemen.

Persoonlijkheidskenmerken

• Dienstverlenend, loyaal en representatief.
• Flexibel en oplossingsgericht.
• Teamspeler met gevoel voor verhoudingen.
• Accuraat en gestructureerd.

Wat bieden wij?

Van Wijk Nieuwegein staat voor toegevoegde waarde richting opdrachtgevers in alles wat we doen. Hierin staan de wensen van onze opdrachtgevers centraal. Dit is de basis van ons integraal werken binnen het wegenbouwkundige, civiel- en cultuurtechnische segment. Hierin willen we niet de grootste zijn, maar wél de beste. Circulariteit en duurzaamheid is bij Van Wijk samengevat in één term: Bewust.