Directiesecretaresse van de directeur Pensioenfonds Zorg & Welzijn (PFZW)

Wat ga je doen?

Jij bent de directiesecretaresse van de directeur PFZW en daarmee zijn rechterhand. Je zorgt er voor dat de directeur zijn verantwoordelijkheid optimaal kan uitvoeren. Jij bent de spil in coördineren, organiseren en bewaken van afspraken en processen die cruciaal zijn voor het functioneren van de directeur. Je coördineert en beheert de mailbox en agenda van de directeur, de complexe planning van vergaderingen en meerdaagse evenementen. Je zorgt voor juiste prioriteitsstelling in de te plannen vergaderingen, organiseert vergaderlocaties en faciliteiten. De communicatie over de planning van vergaderingen en evenementen verzorg je tijdig en professioneel. Je zorgt ervoor dat de directeur goed en tijdig voorbereid ieder overleg kan ingaan. Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.

Je werkt intensief samen met de directiesecretaresse van het bestuur en de voorzitter van PFZW. Jullie vormen samen het team voor de bestuurlijke ondersteuning , zijn elkaars achtervang en helpen elkaar als dat nodig is. Op verzoek spring je flexibel in bij de bredere dienstverlening op kantoor.

Naast dat je zelfstandig jouw taken kunt uitvoeren, ben je ook een teamspeler. Je bouwt een relatie op met collega secretaresses. Je beschikt over oplossend en corrigerend vermogen en denkt mee. Je hebt gevoel voor verhoudingen. Vanuit een natuurlijk overwicht en charisma krijg je dingen voor elkaar.

Wat ga je doen?

• Agenda- en mailbox beheer: Je beheert proactief een complexe agenda en zorgt dat de directeur altijd goed voorbereid is met tijdige briefings en notities. Je handelt zelfstandig een deel van de e-mails van de directeur af
• Relatiemanagement: Je hebt gevoel voor een goede omgang met verschillende relaties binnen en buiten de organisatie, en kunt tactvol handelen.
• Aanspreekpunt: Jij bent het eerste aanspreekpunt en belangrijk filter voor de directeur. Jij prioriteert of, hoe, wanneer en hoe lang de directeur beschikbaar is voor interne en externe overleggen. Je zorgt voor een werkbare agenda, ondersteunt bij timemanagement en zorgt dat de directeur effectief en efficiënt wordt ingezet.

Wat vragen wij?

• HBO werk- en denkniveau, aan te tonen door jouw opleiding en/of jouw werkervaring
• Minimaal 5 jaar ervaring als directiesecretaresse of in een vergelijkbare functie
• Ervaring met het ondersteunen van een bestuur, RvB of RvC is een pré
• Ervaring in de financiële sector is een pré
• Uitstekende beheersing van MS Office, iBabs en Sharepoint

Competenties:

• Je bent toegankelijk
• Je hebt uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden
• Je bent discreet en betrouwbaar in het omgaan met vertrouwelijke informatie
• Je hebt een proactieve houding en het vermogen om zelfstandig beslissingen te nemen
• Je kunt goed samenwerken en hebt daar ook plezier in

Wat bieden wij?

• Een fijne werkplek op ons kantoor in Zeist. We verhuizen op termijn naar hartje Utrecht. Naar verwachting zal dit in 2028 plaatsvinden.
• Een functie voor 32-36 uur per week.
• Een marktconform salaris
• Vakantiegeld en een dertiende maand.
• Een goede pensioenregeling als deelnemer van pensioenfonds PFZW (71% betaald door PGGM, 29% door de medewerker).
• Jaarlijks een Fit for the Future budget van € 300,- netto welke je kunt inzetten voor het verbeteren van de mentale, fysieke of financiële fitheid.
• Een ruim opleidingsbudget voor interne en externe trainingen of opleidingen.
• Ruim 26 vakantiedagen (medewerkers hebben de keuze om maximaal twee nationale christelijke feestdagen te ruilen met een voor hen belangrijke (feest)dag).
• Flexibiliteit in werktijden en thuiswerkmogelijkheden.
• Een netto internetvergoeding van € 45,- per maand (€ 540,- per jaar).
• Collectiviteitskorting op de aanvullende zorgverzekeringen (21% in 2024) en tandartsverzekering (15% in 2024).
• Een thuiswerkregeling met een vergoeding van max. € 900,- incl. btw om je thuiswerkplek arbo-proof in te richten.