Wat ga je doen?
Als Office Manager ben jij het organisatorische hart van EQ en fungeer je als rechterhand van de directeur. Je neemt een groot deel van zijn voorbereidende, coördinerende en administratieve werkzaamheden over en zorgt ervoor dat de organisatie soepel draait.
Je bent daarbij het gezicht van EQ Group, zowel voor collega’s als voor klanten en partners. Dat betekent dat je regelmatig fysiek op kantoor aanwezig bent. Hybride werken is mogelijk, maar zichtbaarheid en bereikbaarheid op kantoor zijn een belangrijk onderdeel van de rol. Je werkt zelfstandig, ziet verbanden en denkt vooruit. Je voert niet alleen uit, maar signaleert ook waar zaken beter, slimmer of efficiënter kunnen. Daarbij werk je nauw samen met onze finance medewerker, die verantwoordelijk is voor de financiële administratie.
Wat ga je doen?
Je werkzaamheden zijn breed en afwisselend. Denk hierbij aan:
Organisatie & regie
- Eerste aanspreekpunt voor alle niet-inhoudelijke vragen binnen EQ
- Ontvangen van collega’s, klanten en bezoekers op kantoor
- Structuur aanbrengen en bewaken in processen, afspraken en opvolging
- Signaleren van verbeterkansen in interne werkwijzen
Directie-ondersteuning
- Voorbereiden en structureren van besluiten, overleggen en acties
- Meedenken en vooruitkijken: wat vraagt aandacht, wat komt eraan?
- Vastleggen en opvolgen van afspraken
Commercieel & administratie
- Ondersteuning bij offertes (uitwerken, versturen en opvolgen)
- Urenregistratie voorbereiden en controleren
- Facturatie voorbereiden in samenwerking met de finance medewerker
- Signaleren van openstaande acties, contracten en SLA’s
Finance (in samenwerking)
- Nauw samenwerken met de finance medewerker die de financiële administratie verzorgt
- Aanleveren, controleren en afstemmen van administratieve gegevens
- Eerste signalering bij afwijkingen, vragen of bijzonderheden
HR & team
- Operationele HR-ondersteuning (planning, werving & selectie, onboarding)
- Voorbereiden van contracten, verlengingen en personeelsdossiers
- Eerste aanspreekpunt voor praktische HR-vragen
Marketing & communicatie
- Uitvoerende marketingwerkzaamheden in samenwerking met de marketeer
- Ondersteuning bij interne en externe communicatie
Events & cultuur
- Organiseren van events, bijeenkomsten en personeelsuitjes
- Ondersteuning van het dagelijkse Scrum-proces
Slim werken met tooling & AI
- Actief inzetten van tools zoals Microsoft 365 en AI (o.a. ChatGPT)
- Opstellen en redigeren van e-mails, documenten en interne communicatie
- Structureren en beheren van documentatie in Teams / SharePoint
Wat vragen wij?
Jij bent iemand die overzicht bewaart, eigenaarschap pakt en graag zichtbaar is binnen de organisatie.
- Minimaal 3 jaar ervaring als Office Manager of in een vergelijkbare rol
- MBO+ werk- en denkniveau
- Ervaring met Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word, Excel)
- Ervaring met Microsoft Dynamics Business Central en/of HubSpot is een pré
- Digitaal vaardig en nieuwsgierig naar nieuwe tools (zoals AI)
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal
- Zelfstandig, proactief en communicatief sterk
- Helicopterview, verbindend en niet bang om te zeggen waar het op staat
- Woonachtig in (de regio) Utrecht is een belangrijke pré
- Beschikbaar voor 20–24 uur per week en bereid om regelmatig op kantoor aanwezig te zijn
Wat bieden wij?
- Een zelfstandige en verantwoordelijke rol met veel invloed
- Werken in een klein, betrokken en professioneel team
- Hybride werken, met ruimte voor flexibiliteit
- Marktconform salaris, passend bij ervaring en verantwoordelijkheden
- Ruimte om mee te groeien met EQ en jezelf te ontwikkelen
- Een prettige werksfeer waarin vertrouwen en plezier centraal staan