Bestuurssecretaresse

Wat ga je doen?

Als bestuurssecretaresse ben je een onmisbare schakel in het bestuurlijke proces. Je werkt zelfstandig, zorgvuldig en discreet en ondersteunt bestuurders en/of directieleden, zodat zij optimaal hun werk kunnen doen. Je hebt een afwisselend takenpakket:

Agenda- en e-mailbeheer:

• Agendabeheer is een belangrijk deel van je werkzaamheden. Het gaat daarbij niet alleen om het inplannen van afspraken, maar vooral om het bewaken van overzicht, samenhang en prioriteiten. Het is jouw verantwoordelijkheid dat de dag van de bestuurders klopt van a tot z.
• Je legt verbanden tussen de e-mail ven de agenda’s, stelt prioriteiten en handelt hier proactief naar.

Ondersteuning bij administratie:

• Processen vastleggen, afhandelen en archiveren in ons zaaksysteem (Decos JOIN)
• Aan- en afmelden van personeel
• Ondersteunen bij inhuur personeel, zoals contractenbeheer, verlenging, etc.
• Ondersteunen bij de administratieve afhandeling van de bestuurlijke besluitvorming
• Maken van planningen
• Facturen coderen

Overige taken:

• Notuleren overleggen
• Representatietaken bij jubilea, afscheid, e.d.
• Locaties in- en extern regelen voor overleggenen en trainingen en daarbij verzorgen van voorzieningen

Je exacte taken hangen af van de behoeften van de bestuurder die je ondersteunt en kunnen tijdens je loopbaan wisselen. Afhankelijk van de behoeften en de samenstelling van het team en de besturen. Bij je start zal de focus liggen op ondersteuning van de wethouders in Oudewater en administratieve ondersteuning van de bestuurlijke besluitvorming.

Wat vragen wij?

Competenties

• Organisatietalent:Jouw organisatietalent komt pas echt tot zijn recht als je hiermee bestuurders en collega’s kunt ontzorgen. Je bent nauwkeurig, goed in prioriteren en ziet de verbinding tussen e-mails, agenda’s, gemaakte afspraken en to-do lijstjes. Hierdoor houd je overzicht en werk je secuur in een digitale omgeving.
• Stressbestendig: Je kunt goed inspelen opad-hoc situaties en onverwachte wijzigingen. Je houdt je hoofd koel, ook in drukke periodes.
• Communicatief vaardig: Je fungeert al eerste aanspreekpunt voor collega’s, bestuurders en externe contacten, zoals samenwerkingspartners en inwoners. Met jouw luisterend oor en benaderbare houding weet je precies de juiste informatie te verzamelen om snel tot concrete acties te komen.

Kennis en ervaring

• Wat jou verder onze nieuwe bestuurssecretaresse maakt?
• Je hebt een afgeronde mbo+ opleiding, bij voorkeur op secretarieel gebied.
• Je hebt ervaring met het ondersteunen van één of meerdere bestuurders of directeuren.
• Ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving is een pre.
• Je bent beschikbaar voor 36 uur per week. Verdeeld over vier of vijf dagen, waarbij vrijdag een must is.
• Je bent zeer bedreven in Outlook en MS Office.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift.

Wat bieden wij?

• Wij bieden een salaris op basis van een 36-urige werkweek, tot € 4.499 (schaal 8)*, afhankelijk van jouw kennis en ervaring word je ingeschaald, een aanloopschaal is bespreekbaar. Het niveau van de functie is indicatief. Dit in afwachting van invoering van een nieuw functiewaarderingssysteem. *Genoemd salaris is op basis van peildatum CAO-gemeenten 1 januari 2026. Voor verdere loonstijgingen zie Cao Gemeenten 2025-2027(Verwijst naar een externe website).
• Bovendien ontvang je een persoonlijk budget van 17,05%, wat jij kunt inzetten zoals jij dat wilt.
• Je krijgt van ons een jaarcontract, bij goed functioneren wordt het dienstverband na een jaar omgezet in een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• Goede arbeidsvoorwaarden horen erbij. Wil je meer weten over alle arbeidsvoorwaarden bij de gemeenten Woerden en Oudewater