Managementondersteuner

Wat ga je doen?

Als oren en ogen van de teammanagers zie jij de verbinding in wat er speelt. Je hebt een nuchtere en frisse blik waarmee je proactief vooruitkijkt. Hierdoor weet je gemakkelijk meerdere ballen in de lucht te houden en adequaat in te spelen op dat wat gaat komen. Jij komt hiervoor met creatieve oplossingen en ziet wat efficiënter of beter kan. Tegelijk speel je flexibel en stressbestendig in op dat wat nú speelt.

Je hebt een afwisselend takenpakket:

Agenda- en e-mailbeheer

• Complex agendabeheer; niet alleen het inplannen van de afspraak, maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoording dat de dag van de teammanagers klopt van a tot z.
• Verbanden leggen tussen de e-mail van de teammanagers en de agenda’s en hier proactief naar handelen.

Ondersteuning bij (personeels)administratie

• Processen vastleggen, afhandelen en archiveren in ons zaaksysteem (Decos JOIN).
• Aan- en afmelden van personeel.
• Ondersteunen bij inhuur personeel, zoals contractenbeheer, verlenging, etc.
• Ondersteunen bij aanvraag vrije dagen, declaraties, ziek-/betermeldingen.
• Maken van (vakantie)planningen.
• Facturen coderen.
• Abonnementenbeheer.

Overige taken

• Notuleren (team)overleggen.
• Representatietaken bij jubilea, afscheid, e.d.
• Locaties in- en extern regelen voor overleggenen trainingen en verzorgen voorzieningen.
• Je exacte taken hangen af van de behoeften van de manager die je ondersteunt. 

Wat vragen wij?

• Je hebt een afgeronde mbo+ opleiding, bij voorkeur op secretarieel gebied.
• Je hebt meerdere jaren werkervaring als managementondersteuner van meerdere managers. Extra enthousiast worden wij als je eerder bij een gemeente hebt gewerkt.
• Afhankelijk van de beschikbaarheid van passende kandidaten worden de teams in de domeinen en het aantal uren verdeeld. Graag lezen wij in jouw motivatie hoeveel uur jij per week beschikbaar bent. Het minimum aantal uur is 24 en het maximale aantal uur is 36 uur.
• Je bent zeer ervaren met Outlook en MS Office. 

Wat bieden wij?

• Wij bieden afhankelijk van jouw kennis en ervaring een salaris tot maximaal € 3.908 (schaal 7). Aanloopschaal 6 is bespreekbaar. Bovendien ontvang je een persoonlijk budget van 17,05%, wat jij kunt inzetten zoals jij dat wilt. Het niveau van de functie is indicatief. Dit in afwachting van invoering van een nieuw functiewaarderingssysteem.
• Je krijgt van ons een jaarcontract, bij goed functioneren wordt het dienstverband na een jaar omgezet in een dienstverband voor onbepaalde tijd. 
• Goede arbeidsvoorwaarden horen erbij. Wil je meer weten over alle arbeidsvoorwaarden bij de gemeenten Woerden en Oudewater? Hier lees je meer over onderaan de pagina.