Office & Management Support Specialist

Wat ga je doen?

Als Office & Management Support Specialist ben jij de rechterhand van het managementteam. Met jouw scherpe blik, proactieve houding en planning-skills neem je heel wat werk uit handen door excellent te organiseren en communiceren en je klantgerichte opstelling. Als eerste aanspreekpunt voor het managementteam is jouw takenpakket veelzijdig en uitdagend. Je speelt een cruciale rol in het functioneren van de organisatie. Je beschikt daarom over inzichten die nodig zijn om een organisatie effectief te ondersteunen en bij te dragen aan de groei. Je kunt effectief multitasken, weet hoe je prioriteiten kunt stellen en hoe je kunt omgaan met vertrouwelijke informatie. Bovendien ben je vaardig in het gebruik van de nieuwste technologieën en software op het gebied van kantoorautomatisering.

Je houdt je onder andere bezig met de volgende taken:

• Onderhouden van contacten met management, collega’s en andere afdelingen;
• Organiseren van bijeenkomsten, zoals (periodieke) vergaderingen en kleine evenementen, zowel binnen de afdeling, organisatiebreed of daarbuiten;
• Beheren van meerdere agenda’s;
• Ondersteunen bij en voorbereiden van (kwaliteits)documenten en rapportages;
• Ondersteunen bij het projectenportfolio;
• Verslaglegging van vergaderingen, actiepunten- en besluitenlijsten opstellen;
• (Telefonische) informatie-uitwisseling;
• Zorgdragen voor een representatieve en gastvrije omgeving op de afdeling.

Wat vragen wij?

• Je hebt minimaal een mbo-4-opleiding afgerond (zoals, Managementsupport, Managementassistent, officemanagement of vergelijkbaar);
• Je hebt een aantal jaren ervaring in een zelfstandige, ondersteunende functie, bij voorkeur in de zorg;
• Je bent digitaal vaardig en beheerst gangbare kantoorautomatisering;
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, in woord en geschrift;
• Je bent georganiseerd, werkt gestructureerd en kunt goed plannen en rapporteren;
• Je bent betrouwbaar, discreet en integer;
• Je bent stressbestendig, analytisch en neemt verantwoordelijkheid;
• Je hebt een dienstverlenende houding en je kunt op een correcte, diplomatieke en representatieve wijze omgaan met mensen binnen de organisatie en daarbuiten.

Wat bieden wij?

• Een jaarcontract voor 16-24 uur per week met uitzicht op een vast contract;
• Inschaling in functiegroep 45 met een salaris tussen € 3.102 en € 4.177 (op basis van 36 uur per week);
• Eindejaarsuitkering en vakantiegeld van 8,33%;
• Reiskostenvergoeding.