Secretariaatsmedewerker / secretaresse

Wat ga je doen?

Als secretariaatsmedewerker/secretaresse bij Significant Groep ondersteun je samen met twee andere secretaresses (Brigitte en Sandy) de adviseurs en onderzoekers van Significant. Wie je ondersteunt is verdeeld, waardoor je jouw eigen ‘groep’ echt leert kennen en zij jou. Je helpt hen vooral met het plannen van complexe afspraken en het redigeren van stukken – denk aan rapporten, offertes, cv’s en LinkedIn-berichtjes. Tussendoor komen collega’s met allerlei hulpvragen of voor een gezellig praatje naar je toe, en juist die afwisseling maakt je werk leuk.

Organisatiebreed coördineer je de facilitaire werkzaamheden (facility management), neem je de telefoon op, ontvang je gasten en help je bij het organiseren van uitjes en evenementen waar je zelf ook regelmatig bij bent. Zo zorg je er samen met je collega’s voor dat alles soepel verloopt in een mensgerichte, dynamische adviesomgeving waar veel tegelijk speelt.

Lia, die deze functie tijdelijk invult, noemt het haar leukste opdracht tot nu toe: “Dat komt door de collega’s, die zijn heel fijn. Het is een warme organisatie en de functie is heel uitgebreid. Van praktische zaken tot inhoudelijke ondersteuning: van het regelen van het plantenonderhoud tot het redigeren van stukken, het inplannen van lastige afspraken en zelfs meubels uitzoeken voor vergaderzalen. Dat maakt deze opdracht voor mij zo leuk.”

Wat vragen wij?

• Je bent minimaal 32 uur per week beschikbaar en kunt bij voorkeur op maandag en woensdag op kantoor werken (vaker mag ook).
• Je bent vaardig in MS Office en bekend met MS Teams.
• Je schrijft vloeiend Nederlands: je redigeert de stukken van collega’s en ook in jouw eigen communicatie zijn maar weinig taal- en spelfouten te ontdekken.
• Je bent goed in plannen en organiseren: complex agendabeheer en het zelfstandig coördineren van meerdere zaken naast elkaar kan aan jou worden toevertrouwd. Ook schakel je tijdens het organiseren van bijeenkomsten van A tot Z gemakkelijk met diverse partijen zoals de deelnemers, een cateraar, het mt, de locatie en eventuele andere belanghebbenden.
• Je schakelt makkelijk tussen verschillende taken: je wisselt gedurende de dag tussen redigeren, plannen, het coördineren van facilitaire zaken, tussentijdse hulpvragen van collega’s en past je werkzaamheden aan op wat op dat moment nodig is.
• Je bent klantgericht: je speelt in op wensen en behoeften van anderen en handelt servicegericht. Hierbij communiceer je adequaat en correct, zowel op schrift als mondeling.

Wat bieden wij?

• Een salaris tussen de € 3000,- en € 3800,- bruto per maand op basis van 40 uur per week (fulltime).
• Uitstekende arbeidsvoorwaarden, zoals een jaarlijks opleidingsbudget en dertig vakantiedagen bij een fulltime dienstverband.
• Een centraal gelegen kantoorlocatie naast trein- en busstation Utrecht Leidsche Rijn, met een winkelcentrum om de hoek.
• Een leuk team van betrokken collega’s met wie je samenwerkt: Brigitte, Sandy en Roxanne.
• Ruimte om ideeën in te brengen en mee te bouwen aan de ontwikkeling van het secretariaat.
• Diverse sociale en sportieve activiteiten die je mede helpt organiseren.
• De mogelijkheid om in overleg met het team deels vanuit huis te werken. Uiteraard regelen wij ook de voorzieningen voor een thuiswerkplek.
• Wij streven naar een inclusieve en veilige werkomgeving waar we diversiteit omarmen en waar iedereen gelijke kansen krijgt. Wij zijn een organisatie waarbij iedereen meetelt, welkom is en zichzelf kan zijn.