Je rol is breed en gevarieerd. Je werkt zelfstandig, denkt vooruit en laat zaken niet half af. Hieronder een beeld van waar je je mee bezighoudt.
HR-administratie en arbeidsvoorwaarden Je beheert de volledige HR-administratie en zorgt dat processen rondom in-, door- en uitstroom soepel verlopen. Denk aan contracten, personeelsmutaties, dossierbeheer, onboarding en offboarding. Je stemt af met de salarisverwerker, bewaakt deadlines en coördineert de uitvoering van secundaire arbeidsvoorwaarden zoals mobiliteit, leaseauto's en opleidingen.
Onboarding Je zorgt dat nieuwe collega's een goede en warme start maken. Van contractvoorbereiding en aanmelding bij de salarisverwerker tot toegang tot systemen, laptop en telefoon. Jij regelt het, zodat iemand snel en prettig aan de slag kan.
Offertes, tenders en compliance Je ondersteunt niet alleen administratief, maar denkt actief mee bij het opstellen en uitwerken van offertes en tenderdocumentatie. Je werkt met templates en digitale hulpmiddelen, waaronder AI-agents. Je bewaakt de planning, verzamelt input en zorgt dat stukken compleet en tijdig beschikbaar zijn. Compliance-documentatie zoals verklaringen, uittreksels en VOG's houd jij op orde.
Office en facilitaire coördinatie Je zorgt voor een fijne en goed georganiseerde werkomgeving. Je coördineert facilitaire zaken, onderhoudt contact met leveranciers en neemt deel aan overleggen met de beheerder en andere huurders van het pand. Je signaleert knelpunten en pakt ze zelfstandig op.
Regie op uitbestede ondersteuning Een deel van onze financiële en salarisadministratie is extern belegd. Jij houdt daarop overzicht: je bewaakt deadlines, stemt input en output af en zorgt dat afspraken worden nagekomen.
Wat vragen wij?
Minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau
Minimaal 3 jaar ervaring als office manager, management assistent, operations support of in een vergelijkbare coördinerende rol
Aantoonbare ervaring met HR-administratie en arbeidsvoorwaarden
Ervaring met het opstellen en opvolgen van offertes, aanbestedingen of tenderdocumentatie
Goede beheersing van MS365 (Outlook, Teams, SharePoint); ervaring met Exact en/of AFAS is een pré
Digitaal vaardig en snel thuis in nieuwe tools; ervaring met AI-agents of geautomatiseerde workflows is een duidelijk pluspunt
Uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels, mondeling én schriftelijk
Affiniteit met onze dienstverlening en een omgeving waarin eigenaarschap en zelfstandigheid centraal staan
Herken je jezelf grotendeels in dit profiel, maar mis je één onderdeel? Reageer toch. We zoeken iemand die verantwoordelijkheid pakt en energie krijgt van goed georganiseerde bedrijfsvoering. Niet iemand die alle vakjes aanvinkt.
Wat bieden wij?
Een salaris tussen € 3.100 en € 4.500 bruto per maand, passend bij jouw ervaring, expertise en rol
Een veelzijdige functie voor 32 tot 40 uur per week, met de mogelijkheid om 1 dag per week thuis te werken
Een bonusregeling van maximaal 2 maandsalarissen, gebaseerd op behaalde resultaten en bijdrage
30 vakantiedagen en vakantiegeld
Een NS Business Card voor zakelijke reizen, passend bij onze duurzaamheidsambities
Een laptop van de zaak en een telefoon of telefoonvergoeding
Een pensioenregeling / Een onkostenvergoeding voor je dagelijkse werkzaamheden
Persoonlijke coaching en ruimte voor professionele ontwikkeling
Doorlopende interne trainingen, workshops en actieve kennisdeling
Toegang tot de Aestate Academy voor het verdiepen van kennis en vaardigheden
Een open en informele werkomgeving met korte lijnen, vertrouwen en veel ruimte voor eigen initiatief