Managementassistent

Wat ga je doen?

Als Managementassistent vervul je een centrale rol binnen WIL. Je ondersteunt het management op professionele wijze, draagt bij aan een efficiënte werkomgeving en zorgt dat afspraken en communicatie goed op elkaar aansluiten.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Je beheert de agenda van de directie en zorgt voor een zorgvuldige planning van afspraken met interne en externe betrokkenen. Daarnaast bied je ondersteuning binnen de organisatie, onder andere aan de collega’s op de werkvloer. Waar nodig neem je bij afwezigheid van een collega ook de agendaplanning over voor de Ondernemingsraad en de Cliëntenraad, wanneer de directeur daarbij betrokken is.
• Je organiseert vergaderingen van o.a. Cliëntenraad, de Ondernemingsraad, Algemeen bestuur en Dagelijks bestuur. Je bereidt deze vergaderingen voor, verzendt de stukken, doet de verslaglegging, zorgt voor opvolging van actiepunten en je bewaakt deze ook;
• Je zorgt voor een goed verloop van de Planning & Control cyclus binnen WIL en geeft daar ook vorm aan;
• Het uitvoeren van diverse ondersteunende (administratieve) werkzaamheden t.b.v. de organisatie, onder meer door jouw (gedeeltelijke) fysieke aanwezigheid op het secretariaat als eerste aanspreekpunt.

Wat vragen wij?

Je houdt overzicht, werkt nauwkeurig, bent proactief en kunt prioriteiten stellen in een dynamische werkomgeving. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en weet verbanden te leggen tussen uiteenlopende werkzaamheden. Daarnaast beschik je over sterke communicatieve vaardigheden en ben je in staat om op verschillende niveaus te opereren. Je bent proactief, oplossingsgericht en neemt initiatief wanneer je verbeterkansen signaleert. Dit alles doe je vanuit onze kernwaarden eigenaarschap, samen en vertrouwen.

Daarnaast beschik je over:

• Een afgeronde opleiding op mbo-niveau 4 of hbo-niveau in een secretariële, administratieve, juridische of bestuurlijke richting en/of relevante werkervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Je bent flexibel in je fysieke aanwezigheid. Voor deze functie werken we met drie kantoordagen per week: maandag en woensdag zijn vaste kantoordagen, de derde kantoor dag wordt in overleg ingevuld op dinsdag of donderdag.
• Organisatiesensitiviteit en bij voorkeur gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en affiniteit met ons werkgebied;
• Aantoonbare en actuele kennis van MS Office (Outlook, MS Teams, e.d.).
• Digitale vaardigheid en nieuwsgierigheid naar nieuwe manieren van werken; ervaring met Microsoft 365, Teams en het gebruik van Copilot of andere AI-ondersteuning is een pré.

Wat bieden wij?

Wij bieden je een uitdagende baan aan in een relatief jonge organisatie, die volop in ontwikkeling is en waarbij je de ruimte krijgt om jezelf te ontwikkelen en bij te dragen aan de professionalisering van het secretariaat.

Je mag rekenen op:

• Goede ontwikkelingsmogelijkheden en arbeidsvoorwaarden conform de cao SGO.
• Een arbeidscontract voor de duur van 12 maanden met de mogelijkheid tot verlenging met 1 jaar bij goed functioneren. Uiteindelijk is het de intentie om een vast dienstverband aan te bieden.
• Afhankelijk van je kennis en ervaring word je ingepast in de functionele salarisschaal 7 en bedraagt je salaris minimaal € 2.875,- en maximaal € 4.065,- bruto per maand op basis van een fulltime werkweek (36 uur).
• Je ontvangt een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw brutosalaris. Dit is inclusief vakantiegeld. Je hebt met jouw IKB zelf de keuze hoe je dit inzet (bijv. als uitbetaling extra salaris, aankoop extra verlofdagen, betaling sportabonnement etc.).
• Een jaarlijkse tegemoetkoming voor jouw zorgverzekering van maximaal € 168,- bruto.
• We hanteren flexibele werktijden, bieden de mogelijkheid om gedeeltelijk thuis te werken en faciliteren een goede thuiswerkplek (laptop, mobiele telefoon, beeldscherm, thuiswerkvergoeding e.d.).