Secretaresse

Wat ga je doen?

Ben jij een organisatorisch zwaargewicht die altijd drie stappen vooruit denkt? Werk jij graag nauw samen met management en weet je precies wat er nodig is om alles soepel te laten verlopen – ook als de hectiek toeslaat? Dan ben jij misschien de nieuwe rechterhand waar wij naar op zoek zijn.

Wat maakt deze functie bijzonder?

• Je werkt direct samen met hoger management;
• Je hebt invloed op de structuur en voortgang van een cruciale afdeling;
• Je combineert tactisch inzicht met een hands-on aanpak;
• Je krijgt veel vrijheid en verantwoordelijkheid.

Als Secretaresse ondersteun je niet alleen onze afdelingsmanager SCM, maar ook de Directeur Techniek. Jij bent de verbindende schakel tussen planning, structuur en communicatie – en dat in een afdeling waar geen dag hetzelfde is. Van het strak coördineren van afspraken en het voorbereiden van MT-vergaderingen tot het scherp houden van processen en het signaleren van wat er (niet) loopt: jij regelt het.

De afdeling SCM omvat logistiek, materiaalplanning en inkoop. Het is een dynamisch speelveld, waarin jij overzicht bewaart, prioriteiten stelt en snel schakelt. Je ondersteunt de afdelingsmanager SCM die zowel intern als extern veel contacten onderhoudt. Hij werkt graag samen met iemand die zelfstandig opereert, betrouwbaar is en vooruitdenkt.

Daarnaast ondersteun je de Directeur Techniek op structurele basis bij het organiseren, voorbereiden en notuleren van de wekelijkse MT-vergaderingen. Je beweegt je daarmee in het hart van onze organisatie, dicht op de besluitvorming.

Jouw taken zijn onder andere:

• Complex agendabeheer: jij zorgt dat de agenda uitstekend voor elkaar is;
• E-mail organiseren en beantwoorden;
• Coördineren en ontvangen van leveranciersbezoeken;
• Ondersteuning van de Directeur Techniek met het voorbereiden, plannen en notuleren van de wekelijkse MT vergaderingen;
• Ondersteunen van Team manager inkoop met administratieve taken;
• Ondersteunen van algemene zaken zoals het organiseren van medewerkersbijeenkomsten, teamdagen, uitjes, etc.;
• Het verzorgen van interne en externe communicatie namens de afdelingsmanager SCM.

Wat vragen wij?

Een ervaren Secretaresse die representatief en stressbestendig is. Je kunt goed improviseren en weet dat elke situatie een andere aanpak vraagt. Je vindt het leuk om een netwerk op te bouwen binnen de organisatie en echt een vraagbaak te zijn/worden.

Daarnaast blijf je altijd jezelf en heb je een natuurlijke drive om te ondersteunen terwijl je tegelijkertijd ook mensen achter de broek aan kan zitten. Je maakt heldere notulen en bent goed in voortgangsmanagement. En uiteraard ben je integer in alles wat je doet.

Verder vinden wij het volgende belangrijk:

• hbo werk- en denkniveau
• meerdere jaren relevante werkervaring in een vergelijkbare omgeving
• programma’s als MS Office hebben geen geheimen meer voor jou.

Wat bieden wij?

Bij de RET is het vizier voortdurend gericht op verbetering. 3.500 collega’s proberen elke dag weer een beetje beter te zijn dan gisteren. Met aandacht voor elkaar, gezondheid en vakbekwaamheid levert dat een innovatieve en actieve organisatie op, waar de energie stroomt en geen dag hetzelfde is. Luister maar eens naar een paar van je toekomstige collega’s:

Van zo’n organisatie kan je deel gaan uitmaken en het levert je nog meer op:

• Een baan voor 24-28 uur per week met fijne collega’s;
• Een salaris van maximaal € 3.814 (inschaling afhankelijk van werkervaring en opleidingsniveau) op basis van 36 uur;
  
• Vakantietoeslag van 8% per jaar en een eindejaarsuitkering van 8,33% per jaar;
• Een extra uitkering (levensloopregeling) van 1,5% per jaar;
• Onbeperkt gratis reizen in het vervoersgebied van de RET met OV (voor een klein bedrag reist je gezin mee);
• Een goede pensioenregeling.